הירהורים על אירגון הבית והחיים 21 –  טריקים בעבודה

ד"ר בשמת אבן-זהר

 

בשבועות אלה עומדת בפני משימה שנתית לא קלה. עבודת הרשמה בהתנדבות לכנס שנתי.

בהתחלה חשבתי, "אין לי זמן לכתוב למשתתפות החוגים שלי, כי אני מאוד עמוסה ועסוקה".

אבל אז חשבתי, שאולי חלק מכן יכולות להפיק תועלת ממה שלמדתי ופיתחתי בכמה שנים של עבודה על המשימה הזאת.

הבנתי שכדי לעשות את עבודת ההרשמה באופן יעיל, אני צריכה גם מקום וגם סדר. אז פיניתי מקום על שולחן העבודה, ופיניתי גם עוד משטח קטן שעומד לצידי. עוד הכנתי מראש כמה דברים, שכולם הפכו את עבודת ההרשמה לפס ייצור יעיל ומסודר. כדי להכין את הדברים מראש, הייתי זקוקה לניסיון בעבודה הזאת. כי לפעמים אנחנו לא יודעות מה יעזור לנו בלי ניסיון מסוים בעבודה עצמה, שמלמד אותנו על הצרכים שלנו.

לא את הכל אפשר לחזות מראש.

מה יש לי בהרשמה? יש לי ערימה של מעטפות. אני שמה אותה משמאל למחשב.

מה אני צריכה לעשות בכל מעטפה? לפתוח. לרשום פרטים בקובץ ההרשמה. לרשום קבלה לצ'ק. לכתוב דואל לנרשמת, עם אישור שקיבלתי את ההרשמה והצ'ק שלה. ועוד.

אז על השולחן, משמאלי ערימת מעטפות. מולי מחשב ובו קובץ ההרשמה. מימיני פנקס הקבלות והחותמת. ליד השולחן, משטח קטן שעליו נערמות שתי ערימות: האחת, טופסי ההרשמה שלכל אחד מהם מוצמדת הקבלה שתקבל הנרשמת. והשנייה, הצ'קים שלכל אחד מהם מוצמד עותק הקבלה שיילך לרואה החשבון.

במחשב עצמו אני רושמת את כל הפרטים בקובץ ההרשמה, ואחרי כל רישום אני כותבת דואל אישור.

השנה הבנתי, שכל הודעת אישור גוזלת ממני זמן רב. בשנים הקודמות כתבתי לכל אחת הודעה. חלק בעברית, חלק באנגלית בגלל תוכנות דואל שאינן קוראות אותיות עבריות. וכך, מאות הודעות, המון עבודה.

השנה ייעלתי את העבודה: הכנתי מראש קובץ וורד. בקובץ חיברתי נדון בעברית ונדון באנגלית, לשורת הנושא של ההודעה. נדון בעברית עבור אלה שיש להן כתובת דואל כמו שלי, ונדון באנגלית עבור כל השאר. כן חיברתי בקובץ הודעת אישור בעברית והודעת אישור באנגלית. מאותו רגע, כל מה שעלי לעשות הוא להעתיק ולהדביק, ורק להכניס את השם שלהן בראשית כל הודעה.

לפס הייצור שלי יש עכשיו סדר. הסדר טמון בכיוון של הערימות על השולחן, ובטפסים המוכנים שלי שעומדים פתוחים לרשותי: קבצים במחשב, דואל פתוח מחכה לכתיבת ההודעה הבאה מחתיכות מוכנות-מראש, פנקס קבלות מוכן מראש, ערימות מוכנות מראש לקליטת הטפסים השונים.

האם יש משהו בחיים שלכן שאפשר לייעל אותו בעזרת השיטות האלה? תחשבו על זה. אולי זה משהו שלא חשבתן עליו קודם, איזו פעולה שאתן עושות שוב ושוב ובעצם אפשר לייעל אותה בעזרת תבניות מוכנות מראש ובעזרת סדר מתוכנן של "תחנות".

באהבה,

בשמת, עסוקה אך מתארגנת!