הרהורים על אירגון הבית והחיים 14 – תיוק ניירת

ד"ר בשמת אבן-זהר

 

מה אנחנו עושים עם כל הניירות? מה לשמור ואיפה, מה לזרוק ואיך?

אפשר כמובן לכתוב על זה ספרים שלמים, אבל בואו נתחיל בכמה רעיונות:

 

איך לתייק ניירות חשובים? אפשר בתיק קרטון לכל נושא; אפשר בקלסר שבו מתייקים את הניירות מחוררים או בתוך ניילונים שקופים עם חורים, בעזרת חוצצים להפרדה; אפשר בקופסאות עומדות או שוכבות; אפשר במעטפות נייר גדולות משומשות, שעל כל אחת כותבים את נושאה, ועוד.

נראה שקלסר הוא השיטה היעילה ביותר הן לתיוק והן למציאת החומר המתוייק.

 

עיקרון חשוב שצריך להזכיר, הוא "צעדים של תינוק", או בעברית, פרה פרה כל העדר. כלומר: זה שפתחנו קלסר חדש ודחפנו לתוכו את כל מה ששייך לנושא, לא אומר שחייבים תיכף ומייד גם למיין את הכל כמו שצריך בצורה מושלמת ומדוייקת למען כל אפשרות של חיפוש עתידי, או לשים במקום את החוצצים, או אפילו להחליט סופית אם מסמך מסוים שווה תיוק או זריקה.

 

בשלב הראשון עשינו משהו ענקי: פתחנו תיק! שמנו בתוכו ניירת רלבנטית! וואו! בואו ניקח לעצמנו את הזמן והמקום להתפעל מהישגנו הגדול, ונזכור שגם מחר הוא יום, ושגם אם הסידור הפנימי של התיק (או הקלסר או הקופסא) נחוצים, אפשר לעשות אותם בשלבים, בפעמים אחרות. עצם זה שיש תיק מיוחד לנושא, כבר חוסך לנו את רוב הבעיות של "איפה לעזאזל שמתי את המסמך החשוב".

 

-          כל התעודות המשפחתיות החשובות צריכות להיות מתוייקות בתיק אחד, שנושאו "תעודות": תעודות לידה, תעודות נישואין, פנקסי חיסונים, החוזה על הבית, דרכונים ומסמכים חשובים אחרים. תיק זה צריך להיות בהישג יד. למשל, במקרה שצריך לפנות את הבית במהירות עקב נפילת טילים (-;

 

-          כל הביטוחים צריכים להיות מתוייקים בתיק "ביטוחים": ביטוח רכב, ביטוח דירה, וכדומה. שומרים את המכתב מחברת הביטוח שמאשר את מצב התביעות שלכם בשנים האחרונות, את הפוליסה האחרונה והלפני אחרונה (פוליסות קודמות אפשר לזרוק), ואת הערכות השמאות הרלבנטיות.

 

-          כשקונים מכשיר חשמלי או רהיט חדש, מתייקים בתיק "תעודות ואחריות" את הקבלה עם תעודת האחריות ועם הוראות המכשיר. כל פעם שמתייקים משהו חדש, עוברים על מה שבתיק וזורקים תעודות של מכשירים ורהיטים שכבר מסרנו. אם אפשר, כאשר מפנים מכשיר או רהיט מהבית, תקין או מקולקל, זוכרים לפנות גם את התעודות שלו מהתיק. תעודות אחריות שפג תוקפן אפשר לזרוק. כדאי להעתיק מספרי טלפון של השירות של המכשיר ליומן שלנו או לקלסר ניהול הבית, לדף שמרכז את הטלפונים של שירותי תיקונים שונים.

 

-          בתיק "בריאות" מתייקים לכל בן משפחה את החומר הרלבנטי לגבי בריאותו: אישפוזים, טיפולים, בדיקות רלבנטיות וכדומה. אפשר להתייעץ עם רופא לגבי חומר שאין בטוחים אם צריך לשמור אותו.

 

-          תת סעיף של תיק "בריאות": כל הריון יזכה בתיק (או מעטפה או קלסר) משלו, שילווה אותנו לאורך ההריון. עם התיק הזה הולכים לכל בדיקה, כך שגם אפשר לשלוף מייד כל מסמך נדרש, גם שום דבר לא הולך לאיבוד כי הכל שם אפילו אם לא טרחנו לתייק לפי תת נושאים, וגם אפשר לשים בו תיכף ומייד כל מסמך חדש שמקבלים. חוץ מזה התיק גם שומר על הניירות שלא יתקמטו וייקרעו. כמה זמן לאחר ההריון (או בזמן ההריון הבא) עוברים על התיק ומסלקים כל מה שלא נצטרך יותר. חלק מהדברים יועברו לתיק ההריון הבא, לשימוש חוזר.

 

-          חשבונות: כזכור, לשימוש שוטף אנו מחזיקים מעטפת חשבונות במקום קבוע, שאליה מכניסים את כל החומר לתיוק, למעקב וכו'. חשבונות משלמים ברגע שהם מגיעים בדואר, אם אין הוראת קבע. ביום קבוע בשבוע מקדישים זמן קבוע למעקב אחרי החשבונות. בתיק או בקלסר נתייק לפי קטגוריות: חשבונות טלפון, חשמל, מים, ארנונה, גז, אגרת טלביזיה, היטלים, קנסות, דפים של כרטיסי האשראי, דפי חשבון וכו'.

 

-          בתיק נפרד נתייק את כל החומר הנוגע לקרנות הפנסיה וההשתלמות שלנו. רצוי להכין דף בראש התיק שבו יפורטו כל הקרנות שיש לכם, תאריך ההתחלה, תאריך פירעון, מוטבים וכו'. רצוי לבדוק שבקרן הפנסיה לא כתובים עדיין מוטבים שכבר אינם רלבנטיים, כי לפעמים נכנסנו לעבודה בגיל 21 ורשמנו את ההורים, והנה עכשיו אנחנו כבר נשואים 16 שנה עם ארבעה ילדים ועדיין ההורים רשומים כמוטבים שלנו...

 

 

באהבה,

בשמת